Warum PostVac-Betroffene ein Recht auf elektronische Aktenkopien haben

Wer einen Bescheid erhält, hat das Recht, die zugrunde liegenden Unterlagen einzusehen. Doch viele Behörden halten noch immer an der Praxis fest, Bürgerinnen und Bürger zur Vor-Ort-Einsicht zu verpflichten. Dabei ist längst klar: Das Recht auf Akteneinsicht umfasst auch die Übersendung digitaler Kopien. Dieser Beitrag erklärt, warum das so ist – und weshalb gerade Menschen mit Behinderung auf diese Möglichkeit angewiesen sind.

§ 25 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch (SGB X) gewährt allen Beteiligten eines Verwaltungsverfahrens das Recht, die Akten einzusehen. Ursprünglich bedeutete das, in der Behörde die Papiere zu durchblättern. Heute existieren viele Akten längst digital – und selbst wenn nicht, können sie eingescannt und elektronisch übermittelt werden. Damit hat sich auch das Verständnis des Begriffs Akteneinsicht erweitert: Es geht nicht mehr um das reine Blättern, sondern um den tatsächlichen Zugang zu Informationen. Wer Akteneinsicht verlangt, darf erwarten, die Unterlagen in einer Form zu erhalten, die ihm oder ihr eine effektive Nutzung ermöglicht.

Das Gesetz ist hier eindeutig großzügiger, als viele Behörden glauben möchten. § 25 Abs. 5 SGB X erlaubt ausdrücklich, Akteneinsicht durch die Übersendung von Kopien oder Abschriften zu gewähren. Diese Regelung umfasst selbstverständlich auch digitale Formate, etwa PDF-Dateien. Im Zeitalter der elektronischen Verwaltungsführung wäre es widersinnig, Bürger auf Papierkopien oder gar Präsenztermine zu beschränken. Das Verwaltungsverfahren muss nach Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz rechtsstaatlich, transparent und fair ablaufen – und das schließt die Möglichkeit ein, Akten in angemessener Form zu erhalten.

Besonders wichtig ist die digitale Aktenübersendung für Menschen mit Behinderung oder gesundheitlichen Einschränkungen. Wer aufgrund kognitiver, motorischer oder körperlicher Beeinträchtigungen nicht stundenlang in einer Behörde sitzen kann, ist auf barrierefreie Lösungen angewiesen. Die Charta der Grundrechte der Europäischen Union (Art. 47 und 21) und die UN-Behindertenrechtskonvention verpflichten staatliche Stellen ausdrücklich dazu, Verfahren so zu gestalten, dass niemand wegen seiner Behinderung benachteiligt wird. Dazu gehört selbstverständlich, Akten in einer Form zur Verfügung zu stellen, die tatsächlich zugänglich ist – also auch digital.

Trotz klarer Rechtslage kommt es immer wieder vor, dass Behörden Akteneinsicht nur vor Ort zulassen. Das kann zu erheblichen Nachteilen führen: Die Betroffenen wissen nicht, welche Unterlagen vorliegen, und können ihren Widerspruch oder ihre Klage nicht richtig begründen. Gerichte sehen darin zunehmend eine Verletzung des Anspruchs auf effektiven Rechtsschutz. Wer seine Rechte wahren will, sollte also ausdrücklich darauf bestehen, die Akte in digitaler Form zu erhalten – etwa als passwortgeschützte PDF-Datei oder auf einem Datenträger.

Akteneinsicht ist ein Grundpfeiler des Rechtsstaats. Im Jahr 2025 bedeutet sie nicht mehr, Aktenordner in Amtsstuben zu wälzen, sondern einen gleichberechtigten Zugang zu digitalen Informationen zu erhalten. Wer Einsicht beantragt, darf die Zusendung einer elektronischen Kopie verlangen – und Behörden sind verpflichtet, diesen Anspruch zu erfüllen. Das ist kein technischer Komfort, sondern ein Gebot von Transparenz, Fairness und Barrierefreiheit.